Deducciones del depósito en garantía al mudarse: cómo se registra cada una y cuándo es ingreso
Cuando te quedas con parte de un depósito en garantía, clasifica cada deducción en uno de tres grupos: renta sin pagar que ya registraste, cargos sin pagar que nunca registraste y costos de daños. La renta que ya está en los libros simplemente se salda, mientras que los otros dos se vuelven ingreso en el año en que te quedas con el dinero, según la regla del IRS. La reparación que luego pagas es un gasto aparte, y puede caer en otro año.
La regla en un párrafo
La Publication 527 dice que no incluyas un depósito en garantía como ingreso cuando lo recibes si piensas devolverlo. Si durante un año te quedas con una parte o con todo porque el inquilino no cumple el contrato, incluye en tus ingresos de ese año el monto que te quedaste. Los asientos generales para recibir y devolver un depósito están en contabilidad del depósito en garantía. Este artículo trata del día en que decides con cuánto te quedas.
La ley de tu estado decide con qué puedes quedarte, cómo debes detallarlo y de cuántos días dispones para enviar el estado de cuenta y el reembolso. Las reglas varían, y perder un plazo puede costarte el derecho a descontar. Lee la ley de tu estado sobre propietarios e inquilinos y tu contrato antes de finalizar un estado de cuenta.
Clasifica cada deducción antes de registrarla
| Deducción | Qué es en los libros | ¿Ingreso? |
|---|---|---|
| Renta ya cobrada y registrada | Salda Cuentas por cobrar de renta | No hay ingreso nuevo en libros por devengo; en libros por efectivo se vuelve ingreso de renta cuando se aplica |
| Limpieza, cambio de chapa u otro cargo que nunca se registró | Ingreso nuevo, Depósitos retenidos | Sí, en el año en que te quedas con el dinero |
| Daños más allá del desgaste normal | Ingreso nuevo, Depósitos retenidos | Sí, en el año en que te quedas con el dinero |
| Desgaste normal | En la mayoría de los estados no se puede cobrar | No: es tu costo |
El desgaste normal (pintura desteñida, alfombra con poco uso) suele ser un costo del propietario por rentar, no algo que cubra el depósito, pero la línea entre desgaste y daño la fija la ley del estado y los hechos. Las fotos de la entrada y de la salida son lo que lo resuelve.
Una mudanza, asiento por asiento
Ejemplo un inquilino inventado de la unidad 2A se va el 30 de noviembre con un depósito de $1,800. El propietario encuentra $600 de la renta de diciembre sin pagar (ya registrada como cuenta por cobrar), $150 de limpieza profesional y $480 de daños a la alfombra más allá del desgaste normal. Las deducciones suman $600 + $150 + $480 = $1,230, así que el reembolso es $1,800 - $1,230 = $570.
Ejemplo el asiento del día en que se envía el estado de cuenta: débito a Depósitos en garantía retenidos $1,800. Crédito a Cuentas por cobrar de renta $600. Crédito a Depósitos retenidos (ingreso) $630, que son $150 + $480. Crédito al Banco de operación $570 por el reembolso. Los débitos de $1,800 igualan los créditos de $600 + $630 + $570 = $1,800. La renta ya era ingreso cuando se cobró, así que solo $630 son ingreso nuevo.
En libros por efectivo, los $600 también son ingreso en este momento, porque antes nunca se recibieron. El resultado fiscal es el mismo: $1,230 de ingreso del depósito en el año en que te quedas con él. Tu preparador de impuestos decide cómo aparece en la declaración.
La factura de la reparación es otro asiento, y quizá de otro año
Quedarte con el depósito y pagar la reparación son dos hechos distintos. El primero crea ingreso. El segundo es un gasto, que se registra cuando pagas o le debes al contratista, normalmente en reparaciones o limpieza.
Ejemplo el mismo propietario inventado le paga $150 al servicio de limpieza en diciembre y $520 al contratista de la alfombra en enero. Diciembre: débito a Limpieza y mantenimiento $150, crédito al Banco de operación $150. Enero: débito a Reparaciones $520, crédito al Banco de operación $520. Los $630 de ingreso del depósito están en el primer año, el gasto de $150 también, y el gasto de $520 cae en el año siguiente. Guarda las facturas en el expediente de la mudanza.
Fíjate en que la factura de $520 es mayor que los $480 cobrados. Solo puedes quedarte con lo que respalda tu estado de cuenta detallado; los $40 de más son tu costo. Si la alfombra nueva es una reparación o una mejora que debe depreciarse, es una pregunta para tu preparador de impuestos.
Qué debe mostrar el estado de cuenta de la mudanza
El estado de cuenta es a la vez un documento legal y el respaldo del ingreso que registras. Pon cada deducción en su propia línea con la fecha, el motivo, el monto y la factura o la foto que la respalda. Muestra el depósito que retenías, el total deducido y el reembolso, para que los tres números cuadren en la página igual que en tus libros. Guarda una copia con el contrato, las fotos de la entrada y de la salida y las facturas de los proveedores. Para la pregunta de desgaste contra daño, mira nuestra guía de desgaste normal contra daños.
Envía el estado de cuenta y el reembolso dentro del plazo que permite tu estado, y guarda la prueba de cuándo y cómo lo enviaste. Los estados de cuenta tardíos o faltantes son donde los propietarios pierden deducciones a las que de otro modo tenían derecho.
Cuando el daño es mayor que el depósito
Si los costos superan el depósito, el inquilino puede deber la diferencia. Registra solo lo que realmente retienes y anota el monto reclamado. En libros por devengo, la diferencia puede quedar como cuenta por cobrar. En libros por efectivo nada es ingreso hasta que se cobra. El IRS dice que un propietario con base de efectivo no deduce la renta que no cobró porque nunca la incluyó en sus ingresos; un propietario por devengo quizá pueda tratar lo no pagado como deuda incobrable. Nuestro artículo sobre deducir la renta sin pagar lo cubre.
Cómo lo maneja DoorKeeping
DoorKeeping lleva los depósitos retenidos en los libros de la propiedad, aparte de la renta. Al mudarse el inquilino ves en un solo lugar el depósito, los cargos sin pagar y las órdenes de trabajo y facturas de la unidad, y cualquier paso con dinero, como el reembolso, espera tu aprobación con un toque. La renta y los pagos se quedan en tus propias cuentas bancarias. DoorKeeping nunca retiene tu dinero y envía un pago solo cuando tú lo apruebas. El depósito se queda en tu banco. DoorKeeping no da asesoría legal ni fiscal, así que confirma la ley de depósitos de tu estado y consulta a tu preparador de impuestos.
Fuentes
- IRS, Publication 527, Residential Rental Property (security deposits, uncollected rent), consultada el 30 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿La parte del depósito con la que me quedo paga impuestos?
- Según la Publication 527 del IRS, si te quedas con parte o todo un depósito en garantía durante un año porque el inquilino incumple el contrato, incluyes el monto que te quedaste en tus ingresos de ese año. Pregúntale a tu preparador de impuestos sobre tu declaración.
- ¿Puedo deducir la reparación si ya me quedé con el depósito?
- El depósito con el que te quedas es ingreso, y la reparación que pagas es un gasto aparte. Una reparación por lo general es deducible cuando se paga, aunque un reemplazo grande puede tener que depreciarse. Lo decide tu preparador de impuestos.
- ¿Puedo quedarme con dinero por desgaste normal?
- En la mayoría de los estados no, pero la regla exacta y tus plazos vienen de la ley de tu estado. Léela antes de detallar las deducciones.