Categorías de gastos del Schedule E para propiedades en renta, línea por línea
El Schedule E (Form 1040) tiene quince líneas de gastos, numeradas del 5 al 19, y una columna por propiedad. Si tu contabilidad usa esas mismas quince categorías todo el año, llenar la declaración es cuestión de copiar totales. Esta guía explica qué va en cada línea, la duda entre reparación y mejora que confunde a la mayoría de los propietarios, y cómo organizar tu contabilidad para que la temporada de impuestos sea corta.
Qué es el Schedule E
El Schedule E es el formulario del IRS donde las personas reportan, entre otras cosas, los ingresos y gastos de bienes raíces en renta. Cada propiedad en renta tiene su propia columna, con las rentas recibidas en la línea 3 y los gastos en las líneas 5 a 19. El resultado de cada propiedad pasa a tu Form 1040. Una LLC de un solo miembro que no eligió pagar impuestos como corporación normalmente se reporta en el Schedule E de su dueño; las LLC de varios miembros normalmente presentan una declaración de sociedad. Pregúntale a quien prepara tus impuestos cuál te aplica.
El IRS describe el formulario y sus reglas en las instrucciones del Schedule E y en la Publicación 527, propiedades residenciales en renta.
Las líneas de gastos
Estas son las líneas de gastos como aparecen en el Schedule E de 2025, con lo que normalmente va en cada una para un edificio de apartamentos. El formulario está en inglés; guíate por el número de línea.
| Línea | Nombre en el formulario | Qué va normalmente ahí |
|---|---|---|
| 5 | Publicidad | Cargos por anunciar, letreros, anuncios pagados para unidades vacías |
| 6 | Auto y viajes | Viajes a la propiedad, al costo real o con la tarifa estándar por milla |
| 7 | Limpieza y mantenimiento | Limpieza entre inquilinos, jardinería, quitar nieve, control de plagas |
| 8 | Comisiones | Comisiones de arrendamiento pagadas a un agente |
| 9 | Seguros | Seguro de la propiedad y de responsabilidad civil del edificio |
| 10 | Honorarios legales y de otros profesionales | Contabilidad, preparación de impuestos de la renta, cargos por presentar desalojos |
| 11 | Honorarios de administración | Lo que pagas a un administrador de propiedades |
| 12 | Intereses hipotecarios pagados a bancos, etc. | Los intereses del préstamo de la propiedad con un banco (no el capital) |
| 13 | Otros intereses | Intereses pagados a un prestamista que no es banco, como un vendedor que financió la venta |
| 14 | Reparaciones | Trabajos que mantienen la propiedad funcionando: una cerradura rota, una fuga, un cuarto que se volvió a pintar |
| 15 | Materiales | Cosas pequeñas que se gastan al operar la propiedad: focos, filtros, productos de limpieza |
| 16 | Impuestos | Impuestos a la propiedad del edificio |
| 17 | Servicios | Agua, drenaje, basura, electricidad y gas de las áreas comunes que paga el propietario |
| 18 | Depreciación o agotamiento | La parte de cada año del edificio y de las mejoras, del Form 4562 |
| 19 | Otros | Cualquier gasto ordinario y necesario que no cabe en ninguna línea de arriba, anotado por nombre |
La línea 20 es el total de las líneas 5 a 19, y la línea 21 es rentas y regalías (líneas 3 y 4) menos ese total.
Reparación o mejora: la línea que más importa
Las instrucciones del IRS marcan una línea clara. Una reparación mantiene la propiedad funcionando bien, como arreglar una cerradura rota o pintar un cuarto, y se deduce en la línea 14 en el año en que la pagas. Una mejora hace mejor la propiedad, la restaura o la adapta a un uso nuevo, como agregar bastante aislamiento o cambiar todo el sistema de calefacción y aire. Una mejora, por lo general, se capitaliza y se deprecia a lo largo de varios años, así que aparece en la línea 18 poco a poco en lugar de toda de una vez.
Ejemplo un edificio inventado de 12 unidades gasta $1,800 en cambiar una pieza descompuesta del calentador de agua y $9,500 en cambiar todas las ventanas de una unidad. La pieza de $1,800 mantiene el calentador funcionando, así que es una reparación en la línea 14 este año. Los $9,500 de ventanas nuevas hacen mejor la unidad, así que son una mejora que se deprecia. Quien prepara tus impuestos decide el tratamiento final; tu contabilidad solo necesita mantener las dos cosas separadas.
La regla práctica para tu contabilidad: dale a las mejoras su propia cuenta, aparte de las reparaciones, y adjunta la factura. Separarlas en marzo a partir de un solo total de "reparaciones" es de donde sale la mayor parte del costo de una declaración de impuestos de una renta.
Errores comunes
- Poner todo el pago de la hipoteca en la línea 12. Solo van los intereses. El capital no es un gasto, y los impuestos y seguros que paga la cuenta de reserva del préstamo van en las líneas 16 y 9.
- Deducir un depósito en garantía que estás guardando. Un depósito que quizá tengas que devolver no es ingreso ni gasto. Se vuelve ingreso solo cuando te quedas con una parte, por ejemplo por daños o renta sin pagar.
- Mezclar propiedades. Cada propiedad tiene su propia columna. Si una LLC es dueña de un edificio, su cuenta de banco y su contabilidad deben tener solo el dinero de ese edificio.
- Meter todo en Otros. La línea 19 es para lo que de verdad no cabe en ningún otro lado, y cada cosa debe ir con su nombre.
Organiza tu contabilidad igual que el formulario
Lo más sencillo es un catálogo de cuentas cuyas cuentas de gastos sean las quince líneas del Schedule E, con las reparaciones y las mejoras separadas y cada propiedad con su propia contabilidad. Registra cada movimiento del banco en una de esas cuentas en cuanto pasa, adjunta los recibos y cierra cada mes. Al final del año, el estado de resultados de cada propiedad ya está en el orden del Schedule E.
- Abre una cuenta de banco por propiedad, o por LLC si una LLC es dueña de una propiedad.
- Usa las líneas del Schedule E como tus cuentas de gastos, más una cuenta aparte para las mejoras.
- Clasifica cada movimiento cada mes, no cada año.
- Guarda las facturas de todo lo que pase de unos cuantos cientos de dólares, para que después sea fácil decidir si fue reparación o mejora.
- Dale a quien prepara tus impuestos un estado de resultados por propiedad.
Cómo lo maneja DoorKeeping
En DoorKeeping, la LLC de cada propiedad lleva su propia contabilidad, y cada cuenta de gastos corresponde a una línea del Schedule E. Puedes pedirle a tu app de IA el estado de resultados o el ingreso neto operativo de una propiedad en cualquier momento, y ver todas tus propiedades juntas. DoorKeeping prepara tus números; no presenta tu declaración ni da asesoría fiscal, así que quien prepara tus impuestos sigue dando el visto bueno.
Fuentes
- IRS, Instructions for Schedule E (Form 1040), 2025, consultada el 29 de octubre de 2026
- IRS, Schedule E (Form 1040), 2025, consultada el 29 de octubre de 2026
- IRS, Publication 527, Residential Rental Property, consultada el 29 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿Dónde pongo la hipoteca en el Schedule E?
- En el Schedule E solo van los intereses, en la línea 12 cuando se le pagaron a un banco. El capital no es deducible, y los impuestos a la propiedad y los seguros que paga la cuenta de reserva van en las líneas 16 y 9.
- ¿Un techo nuevo es una reparación en el Schedule E?
- Normalmente no. Cambiar todo el techo por lo general hace mejor la propiedad o la restaura, así que es una mejora que se deprecia con el tiempo. Tapar una gotera es una reparación. Quien prepara tus impuestos decide al final.
- ¿Necesito una columna aparte del Schedule E para cada edificio?
- Sí. El Schedule E le da a cada propiedad en renta su propia columna, así que llevar una contabilidad aparte para cada propiedad hace que la declaración sea solo copiar números.