Lista y reporte de condición de entrada: qué anotar y por qué importa
Un reporte de condición de entrada es un registro con fecha, firmado por ti y por el inquilino, del estado de cada cuarto el primer día. Al mudarse el inquilino, es la única forma justa de distinguir un daño nuevo de lo que ya estaba, así que define lo que puedes deducir del depósito. Algunos estados lo exigen por ley: Washington no te deja quedarte con un depósito sin uno, Massachusetts fija un plazo para entregarlo y Nueva York exige que ofrezcas una inspección conjunta.
Dónde la ley lo exige
| Estado | Qué dice la ley | Qué pasa si lo omites |
|---|---|---|
| Washington | Si cobras un depósito, el contrato debe ser por escrito y debes dar al inquilino una lista escrita del estado y la limpieza de la unidad, incluidas paredes, suelos, muebles y electrodomésticos, firmada y fechada por ambos, con una copia para el inquilino (RCW 59.18.260) | Eres responsable del monto del depósito, más costas judiciales y honorarios de abogado para quien gane |
| Massachusetts | Una declaración escrita aparte del estado de la unidad dentro de diez días después de que empiece el arrendamiento o se reciba el depósito, lo que ocurra después; el inquilino tiene 15 días para devolverla con correcciones (M.G.L. c.186, s.15B) | La ley es estricta: algunas violaciones del depósito, como devolverlo tarde, pueden costar tres veces el depósito |
| Nueva York | Después de firmar el contrato y antes de la mudanza, ofrece al inquilino una inspección; si la acepta, ambos firman una lista escrita de los defectos o daños existentes (General Obligations Law 7-108) | No puedes quedarte con dinero del depósito por ninguna condición de esa lista |
Aun donde ninguna ley lo exige, un reporte firmado es la prueba que pedirá un tribunal o un inquilino cuando se dispute una deducción. Revisa la ley de depósitos de tu propio estado para ver sus plazos y sanciones.
Qué anotar, cuarto por cuarto
Anota el estado y la limpieza de cada elemento, no solo si funciona. "Bien" no prueba nada después; "dos agujeros de clavos sobre la pared del sillón, pequeño raspón junto a la puerta" sí.
| Área | Revisa y anota |
|---|---|
| Entrada y sala | Paredes y pintura, suelo o alfombra (manchas, rasgaduras), ventanas y mosquiteros, persianas, contactos, detector de humo |
| Cocina | Cubiertas (astillas, quemaduras), gabinetes y bisagras, fregadero y llave, estufa y horno por dentro, refrigerador por dentro, lavavajillas, suelo |
| Baño | Sellador y lechada de la tina o regadera, inodoro, lavabo, espejo, extractor, azulejo, señales de fugas |
| Recámaras | Paredes, puertas y barras del clóset, suelo, ventanas, persianas, contactos |
| En toda la unidad | Puertas y cerraduras, llaves entregadas (cuéntalas), termostato, detector de monóxido de carbono, lámparas y focos |
| Fuera de la unidad | Bodega, cajón de estacionamiento, balcón o patio, llave del buzón |
Fotos y video: respalda las palabras
- Haz un video corto del recorrido el mismo día, cuarto por cuarto, diciendo en voz alta la fecha y la unidad.
- Fotografía cada elemento que el reporte marque como dañado, de cerca y de lejos.
- Conserva los archivos originales; llevan la fecha y la hora.
- Adjunta las fotos, o un enlace a ellas, al reporte firmado.
- Entrega al inquilino una copia de todo.
La ley de Washington habla de una lista escrita, así que las fotos respaldan el reporte escrito y no lo reemplazan. Usa ambos.
Cómo el reporte define las deducciones del depósito
Al mudarse el inquilino, comparas la unidad con el reporte de entrada. Lo que ya estaba en el reporte no es daño del inquilino. El desgaste por uso normal tampoco se puede cobrar; la ley de Washington lo dice directamente. Lo que queda es daño más allá del desgaste normal, cargos sin pagar que el contrato te permite descontar y limpieza que exceda el estado en que estaba la unidad.
Ejemplo un inquilino inventado pagó un depósito de $1,600. El reporte de entrada anotó una mancha en la alfombra de la recámara y un azulejo despostillado en el baño. Al salir, la misma mancha y el mismo azulejo siguen ahí, además de una persiana rota y un agujero del tamaño de un puño en la pared del pasillo. El propietario descuenta $45 por la persiana y $120 por reparar y pintar la pared, un total de $165, y no cobra nada por la mancha ni por el azulejo porque el reporte muestra que ya estaban el primer día. El inquilino recibe $1,435 con una lista detallada.
Los plazos para devolver el depósito son cortos. Nueva York exige la declaración detallada y el saldo dentro de 14 días después de que el inquilino desocupe, y un propietario que se pasa pierde el derecho a quedarse con cualquier parte. Massachusetts da 30 días después de que termina el arrendamiento. Pon el plazo de tu estado en el calendario el día que el inquilino avise que se va.
Una rutina para el día de la mudanza
- Recorre tú mismo la unidad vacía el día anterior y llena el reporte.
- Recórrela de nuevo con el inquilino al entregar las llaves. Déjalo agregar lo que se te pasó.
- Ambos firman y fechan. Dale una copia en el momento.
- Entrega las llaves y anota cuántas son.
- Dile por escrito cuánto tiempo tiene para reportar cualquier otra cosa que encuentre, según la regla de tu estado si la hay (15 días en Massachusetts).
- Archiva el reporte, las fotos y el registro del depósito junto con el contrato.
Depósitos en DoorKeeping
En DoorKeeping, cada propiedad tiene sus propios libros, incluidos los depósitos que guarda, así que puedes preguntar a tu app de IA cuánto se tiene de una unidad antes de escribir la declaración de salida. Cualquier reembolso o deducción implica dinero, así que espera tu aprobación de un toque. El contrato firmado electrónicamente se guarda con los documentos de la propiedad, así que los términos del depósito son fáciles de encontrar. DoorKeeping no da asesoría legal; la ley de depósitos de tu estado y tu abogado deciden los detalles.
Fuentes
- Washington RCW 59.18.260, written rental agreement and condition checklist, consultada el 29 de octubre de 2026
- Massachusetts General Laws chapter 186, section 15B, consultada el 29 de octubre de 2026
- New York General Obligations Law 7-108, consultada el 29 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿El reporte de condición de entrada debe estar firmado por el inquilino?
- En Washington, sí: el propietario y el inquilino deben firmarlo y fecharlo. En otros lugares, la firma sigue siendo la mejor prueba de que ambos estuvieron de acuerdo con el estado inicial.
- ¿Puedo cobrar daños que no estaban en el reporte de entrada?
- Puedes intentarlo, pero sin el reporte es difícil probar que el daño es nuevo. En Nueva York no puedes quedarte con dinero del depósito por nada que figure en una inspección de entrada firmada.
- ¿Bastan las fotos sin una lista escrita?
- No en Washington, donde la ley exige una lista escrita. Las fotos sirven mejor para respaldar un reporte escrito y firmado.