Una lista de investigación de inquilinos que cumple con la ley
Investigar inquilinos de forma legal se reduce a cuatro hábitos: escribe tus criterios antes de anunciar la unidad, aplícalos igual a todos los solicitantes, pide su permiso antes de pedir un reporte y envía un aviso de acción adversa cada vez que un reporte influya en un rechazo o en condiciones más estrictas. La Ley federal de Informes de Crédito (Fair Credit Reporting Act, FCRA) fija las reglas del aviso, y la FTC y el CFPB las explican para propietarios. Esta lista recorre cada paso en orden.
Antes del primer solicitante: escribe tus criterios
La investigación falla casi siempre antes de pedir cualquier reporte. Si decides qué buscas después de conocer al solicitante, dos personas con el mismo historial pueden recibir respuestas distintas, y justo ese es el patrón en el que se basan las quejas de vivienda justa. Escribe una política de una página y entrégala a cada solicitante junto con la solicitud.
- Ingresos: el múltiplo de la renta que exiges (por ejemplo 2.5 veces la renta mensual) y qué tipos de ingreso cuentan. Varios estados exigen que cuentes la ayuda de vivienda y que midas solo la parte de la renta que paga el inquilino; consulta las leyes de fuente de ingresos.
- Crédito: qué revisas (deudas de renta o de servicios sin pagar, desalojos recientes) y qué ignoras (por ejemplo, deudas médicas).
- Historial de renta: cuántos años de referencias revisas y qué significa una referencia negativa.
- Antecedentes penales: si los consideras o no, cuáles condenas y de hace cuánto. Es el tema con más reglas estatales y municipales; consulta qué puedes preguntar en una solicitud.
- Orden de las decisiones: primero en llegar, primero en ser atendido, o un periodo fijo de revisión, para poder explicar por qué una solicitud completa se aprobó antes que otra.
Revisa los límites de cargos en tu estado antes de cobrar algo. Nueva York, por ejemplo, limita el cargo por revisar crédito y antecedentes al costo real o $20, lo que sea menor, y lo elimina si el solicitante presenta una revisión de los últimos 30 días (N.Y. Real Property Law 238-a).
Al pedir el reporte: permiso y propósito
Según la FCRA, un propietario puede obtener un reporte de consumidor de una persona que solicita rentar o renovar un contrato, o con su permiso por escrito. La guía de la FTC para propietarios también dice que debes certificar ante la empresa de investigación que usarás el reporte solo para vivienda. En la práctica, pon una línea de consentimiento firmado en la solicitud, para que el permiso nunca esté en duda.
- Entrega al solicitante tus criterios por escrito junto con la solicitud.
- Recoge un consentimiento firmado para obtener reportes de crédito, desalojos y antecedentes.
- Verifica la identidad antes de pedir nada, para consultar a la persona correcta.
- Pide el mismo paquete de reportes para todos los solicitantes de esa unidad.
- Anota la fecha, el número del reporte y quién lo revisó.
Al decidir: qué cuenta como acción adversa
Una acción adversa es más amplia que un no. La FTC la define como cualquier acción desfavorable para el solicitante y da tres ejemplos que un propietario ve cada semana: rechazar la solicitud, pedir un codeudor y exigir un depósito más grande o una renta más alta que la que pagaría otro solicitante. Si la información de un reporte de consumidor influyó en la decisión, aunque sea un poco, se requiere un aviso. Un rechazo basado en parte en un reporte de crédito necesita aviso aunque los ingresos también hayan sido una razón.
Ejemplo un edificio inventado de 24 unidades renta un apartamento de una recámara en $1,400 y exige ingresos de 2.5 veces la renta, es decir, $3,500 al mes. Una solicitante gana $4,200, lo cual cumple. Su reporte de crédito muestra un saldo sin pagar de $2,300 con un propietario anterior, así que el propietario la aprueba solo con un codeudor. Pedir un codeudor es una acción adversa basada en el reporte, por lo que ella debe recibir un aviso de acción adversa aunque la hayan aprobado.
El aviso de acción adversa: qué debe decir
La FTC y el CFPB enumeran el mismo contenido básico. El aviso puede ser oral, escrito o electrónico, pero el escrito es el que puedes comprobar después, así que envíalo por escrito y guarda una copia.
| Elemento | Qué incluir |
|---|---|
| Quién entregó el reporte | El nombre, la dirección y el teléfono de la empresa de investigación |
| Quién decidió | Una declaración de que la empresa de investigación no tomó la decisión y no puede explicar por qué se tomó |
| Copia gratis | El derecho del solicitante a una copia gratis del reporte si la pide dentro de 60 días |
| Disputas | El derecho a disputar la información del reporte que sea inexacta o esté incompleta |
| Puntaje de crédito, si usaste uno | El puntaje, su rango, quién lo calculó y cuándo, y los factores principales que lo bajaron, en orden de importancia |
El CFPB añade que una empresa de investigación generalmente tiene 30 días para investigar una disputa, y a veces 45. Si un solicitante te dice que un registro es incorrecto, explícale cómo comunicarse con la empresa y decide si le guardarás la unidad mientras tanto. Decidas lo que decidas, hazlo igual para todos.
Después de la decisión: guardar y destruir
Los expedientes de investigación contienen números de Seguro Social, fechas de nacimiento y deudas. La FTC dice que, cuando termines con un reporte, debes desecharlo de forma segura: tritura o quema el papel y borra las copias electrónicas para que no se puedan leer ni reconstruir. Guarda el registro de tu decisión (criterios usados, fecha, resultado, aviso enviado) por separado del reporte mismo, para poder mostrar lo que pasó sin conservar el archivo sensible.
- Guarda el consentimiento firmado y el aviso de acción adversa junto con la solicitud.
- No mandes reportes completos por correo a quien no los necesite.
- Fija una fecha para destruir los reportes de solicitantes que nunca fueron inquilinos. Pregunta a tu propio abogado cuánto tiempo espera tu estado que conserves los registros de solicitudes.
La lista en una sola pantalla
- Criterios por escrito, entregados junto con la solicitud.
- Cargo dentro del límite de tu estado, o sin cargo.
- Consentimiento firmado para obtener reportes.
- El mismo paquete de reportes para todos los solicitantes.
- Decisión registrada frente a los criterios escritos.
- Aviso de acción adversa por cualquier rechazo, codeudor, depósito más grande o renta más alta basados en parte en un reporte.
- Detalles del puntaje de crédito en el aviso si se usó un puntaje.
- Reportes destruidos de forma segura al terminar.
Dónde entra DoorKeeping
La decisión de aprobar o no al solicitante sigue siendo tuya. DoorKeeping maneja tus edificios con Claude o ChatGPT, con aprobación de un toque para todo lo que implique dinero o un paso legal, por $2 por unidad al mes, y cuando apruebas a un solicitante envía el contrato para firma electrónica. No da asesoría legal, así que revisa con tu propio abogado las reglas de investigación de tu estado y tu ciudad.
Fuentes
- FTC, Using Consumer Reports: What Landlords Need to Know, consultada el 29 de octubre de 2026
- CFPB, What should I do if my rental application is denied because of a tenant screening report?, consultada el 29 de octubre de 2026
- New York Real Property Law 238-a, fees and charges, consultada el 29 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿Debo enviar un aviso de acción adversa si apruebo al inquilino?
- Sí, si lo apruebas en peores condiciones por causa de un reporte. La FTC cuenta como acciones adversas pedir un codeudor, un depósito más grande o una renta más alta.
- ¿Puedo dar el aviso de acción adversa por teléfono?
- La FTC y el CFPB dicen que puede ser oral, escrito o electrónico. Un aviso escrito es mucho más fácil de comprobar después, así que la mayoría de los propietarios lo envían y guardan una copia.
- ¿Cuánto tiempo tiene el solicitante para pedir una copia gratis del reporte?
- Sesenta días a partir de la acción adversa. Tu aviso debe decírselo y nombrar a la empresa de investigación que entregó el reporte.