Cómo cambiar de Buildium a DoorKeeping: exportación, fechas y cancelación
En Buildium, abre Settings, luego Export Data, y descarga cada lista que necesites, como las de propiedades en renta e inquilinos, y luego saca reportes para los saldos y el historial del libro, que una exportación de listas no te da. Haz el cambio a fin de mes, carga la relación de rentas actual y los saldos iniciales, y exporta todo antes de que termine el periodo de tu suscripción.
Dónde te deja exportar Buildium
La exportación de Buildium está en Settings, luego Export Data, donde eliges un tipo de datos y el archivo se descarga a tu computadora. La guía de ayuda de RentCheck para usuarios de Buildium, por ejemplo, elige Rentals para la lista de unidades y luego Tenants para la lista de inquilinos. El centro de ayuda de Buildium tiene su propio artículo, Exportar datos de Buildium, que enumera cada tipo de datos que tu plan puede exportar.
Las exportaciones son listas, no tu historial financiero. Trata los archivos de exportación como tu lista de inquilinos, unidades y contratos, y trata los reportes como tu fuente de saldos y de historial.
Qué sacar y de dónde
| Qué necesitas | Dónde encontrarlo en Buildium | Uso en el sistema nuevo |
|---|---|---|
| Propiedades, unidades, inquilinos, contratos | Settings, Export Data, archivos de propiedades en renta | Fuente de la relación de rentas que importas |
| Saldos de los inquilinos a la fecha del cambio | Un libro del inquilino o un reporte de saldos pendientes, sacado al último día | Saldo inicial por inquilino |
| Depósitos en garantía retenidos | Las líneas de depósitos de los libros o un reporte de depósitos | Depósitos por inquilino, registrados como un pasivo |
| Libro mayor y estado de resultados | Reportes de contabilidad de cada año | Se quedan en tu archivo |
| Proveedores y totales de 1099 | Lista de proveedores y un reporte de 1099 | Lista de proveedores y registros fiscales de fin de año |
| Contratos y archivos adjuntos | Archivos de cada contrato o unidad | Descárgalos y guárdalos |
Los nombres de los reportes cambian según el plan y la versión, así que abre el área de Reportes de tu cuenta y busca el que más se parezca. Las páginas públicas de Buildium no enumeran los títulos exactos de los reportes para una salida.
Cuánto tarda
Para un portafolio pequeño, la exportación en sí toma una tarde. Configurar las propiedades, importar la relación de rentas y revisar los saldos suele tomar uno o dos días más. Date de dos a cuatro semanas en total, porque la restricción real es el calendario: quieres hacer el cambio a fin de mes y comparar los totales contra un mes cerrado.
El cambio: fin de mes, depósitos y pagos
- Cierra el último mes en Buildium y concilia la cuenta bancaria.
- Saca los libros y la relación de rentas a esa fecha y guárdalos como hojas de cálculo y PDF.
- Configura las propiedades en el sistema nuevo e importa la relación de rentas.
- Compara las unidades, la renta mensual, los depósitos retenidos, los saldos de los inquilinos y el saldo del banco contra los reportes de Buildium.
- Avisa a los inquilinos cómo pagan desde la primera fecha de renta.
Ejemplo una propiedad inventada de 12 unidades tiene una renta mensual de $14,400 en sus contratos, depósitos retenidos de $14,400 y un inquilino que debe $600. Después de la importación, las tres cifras deben coincidir con los reportes de Buildium antes de que avises a nadie.
Si los inquilinos pagan por medio de los pagos en línea de Buildium, ese arreglo se queda con Buildium. Decide la forma nueva de pagar antes de que salga el aviso, y diles a los inquilinos la fecha en que la anterior se detiene.
Cancelar Buildium
Las condiciones de uso de Buildium (actualizados el 5 de octubre de 2026) dicen que cualquiera de las partes puede terminar un periodo de licencia con aviso escrito al menos 30 días antes de que termine el periodo, que los cargos se cobran por adelantado y no son reembolsables, sin prorrateo por un mes o año parcial, y que Buildium no está obligado a conservar tus datos después de que termine la licencia. Así que exporta todo, y revisa que los archivos abran, antes de dar el aviso. Busca en la configuración de tu cuenta la página de facturación y suscripción para iniciar la cancelación.
Cómo lo maneja DoorKeeping
Los archivos de exportación de Buildium son tu punto de partida para la relación de rentas: deja una fila por unidad con el inquilino, la renta y las fechas del contrato.
En DoorKeeping agregas cada propiedad con la LLC que es su dueña, importas tu relación de rentas desde un archivo CSV o XLSX y confirmas las unidades, los inquilinos y los contratos que lee. Cada propiedad tiene sus propios libros, y los inquilinos siguen pagando a tu propio banco, por transferencia bancaria o Zelle donde tu banco lo permita, con un concepto como 12B SMITH y un monto exacto con sus propios centavos. El precio es de $2 por unidad al mes con todas las funciones incluidas, sin costo inicial y sin mínimo. La versión general de este plan está en la lista para cambiar de software.
Fuentes
- Buildium Help Center, Export data from Buildium, consultada el 30 de octubre de 2026
- Buildium, Terms of Use (updated October 5, 2026), consultada el 30 de octubre de 2026
- RentCheck help, Downloading units and residents from Buildium, consultada el 30 de octubre de 2026
- IRS, How long should I keep records?, consultada el 30 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿Cómo exporto mis datos de Buildium?
- Ve a Settings, luego Export Data, y elige cada tipo de datos que necesites, como propiedades en renta e inquilinos. Para los saldos y el historial del libro, saca reportes y guárdalos también.
- ¿Buildium conserva mis datos después de que cancelo?
- No necesariamente. Las condiciones de uso de Buildium dicen que no está obligado a conservar tus datos después de que termine la licencia, así que exporta todo y revisa los archivos antes de cancelar.
- ¿Me reembolsan algo cuando cancelo Buildium?
- Normalmente no. Las condiciones de uso de Buildium dicen que los cargos se cobran por adelantado y no son reembolsables, sin prorrateo por un mes o año parcial. Revisa tu propio contrato para los detalles.