Cómo cambiar de AppFolio a DoorKeeping: qué exportar y cuándo
Exporta tus reportes de AppFolio antes de cancelar, haz el cambio a fin de mes y carga en el sistema nuevo solo tu relación de rentas actual y los saldos iniciales. Calcula unos días de trabajo para un portafolio pequeño, y conserva las exportaciones de AppFolio para tus registros. Esta guía enumera los reportes que debes sacar, lo que se traslada y cómo avisar a los inquilinos.
Qué exportar de AppFolio
AppFolio guarda sus datos en reportes. En el área de reportes, cada reporte tiene un menú Actions arriba a la derecha que lo exporta a Excel o CSV (la propia página de ayuda para propietarios de AppFolio explica que Actions permite exportar el reporte a Excel o CSV). Un artículo de ayuda de un proveedor que trabaja con datos de AppFolio recorre el mismo camino para la lista de inquilinos: Reporting, luego Reports, luego el directorio de inquilinos entre los reportes de inquilinos, luego Customize para elegir columnas, luego Actions y Export as CSV. Los nombres de los menús cambian, así que úsalos como guía y mira tu propia pantalla.
| Qué necesitas | Reporte que debes buscar | Por qué |
|---|---|---|
| Inquilinos y contratos | Directorio de inquilinos, relación de rentas | Nombres, unidades, renta, fechas del contrato, datos de contacto |
| Cuánto debe cada inquilino | El libro del inquilino o un reporte de morosidad, a la fecha del cambio | Saldos iniciales |
| Depósitos retenidos | Un reporte de depósitos en garantía o las líneas de depósitos del libro | Los depósitos son un pasivo, no un ingreso |
| Historial para impuestos | Libro mayor, estado de resultados y reportes de 1099 de cada año que esté en el sistema | Los necesitarás mucho después de irte |
| Proveedores | Directorio de proveedores con datos fiscales | Lista de 1099-NEC de fin de año |
| Documentos | Archivos adjuntos a contratos, unidades y órdenes de trabajo | Descárgalos; no vienen en los reportes |
No hay una sola página de ayuda de AppFolio que enumere el nombre de todos los reportes para una salida completa, así que revisa qué reportes ofrece tu propia cuenta. Si dependes de una vista de Report Builder, expórtala también.
¿Cuánto tarda el cambio?
Depende del número de unidades y de qué tan limpios estén tus registros. Para un portafolio de unas pocas docenas de unidades, calcula unos cuantos días de trabajo concentrado repartidos en una a dos semanas: un día para exportar, un día para configurar las propiedades e importar la relación de rentas, y uno o dos días para revisar los números contra los reportes viejos. Empieza al menos un mes antes de la fecha del cambio para que la renta siga fluyendo normalmente mientras te preparas.
Qué se traslada y qué no
Piensa en el cambio como un nuevo comienzo con un estado inicial exacto, no como una copia de años de transacciones.
- Se traslada como datos que cargas: propiedades, unidades, inquilinos, condiciones actuales de los contratos, montos de renta, datos de los proveedores.
- Se traslada como números que revisas una vez: el saldo y el depósito de cada inquilino a la fecha del cambio, y el saldo del banco.
- Se queda en tus exportaciones: el historial viejo de transacciones, las órdenes de trabajo cerradas, los estados de cuenta anteriores del propietario, los reportes de impuestos.
- Se queda como archivos: los contratos y otros documentos que descargaste.
Guarda el historial donde lo puedas encontrar. La página del IRS sobre cuánto tiempo conservar los registros dice que los registros relacionados con una propiedad deben conservarse hasta que termine el periodo de prescripción del año en que dispones de la propiedad.
Fecha del cambio: fin de mes, depósitos y pagos automáticos
- Elige el último día de un mes, después de cerrar ese mes en AppFolio.
- Exporta los reportes finales el primer día hábil del mes siguiente, para que los saldos a la fecha del cambio estén completos.
- Anota qué inquilinos pagan con pago automático o un portal en línea en AppFolio. Esos arreglos pertenecen a la configuración de pagos de AppFolio, así que cada inquilino necesitará una forma nueva de pagar, y debes avisarles antes de la primera fecha de renta.
- Deja la cuenta vieja disponible para leer durante un mes o dos para consultar datos, pero deja de registrar cargos nuevos ahí.
Ejemplo un edificio inventado de 20 unidades hace el cambio el 30 de noviembre. El 1 de diciembre exportas el libro del inquilino y encuentras que tres inquilinos deben $950, $400 y $125, que son $1,475 en total, y los depósitos retenidos suman $22,000. Después de la configuración, el sistema nuevo debe mostrar los mismos $1,475 adeudados y $22,000 retenidos antes de que mandes cualquier aviso a los inquilinos.
Qué decirles a los inquilinos
Manda un solo aviso después de que los números coincidan. Di la fecha, cómo y dónde se paga la renta desde entonces, que el contrato y el monto de la renta no cambian y con quién comunicarse. Si los inquilinos usaban un enlace de pago en línea o el pago automático en AppFolio, di con claridad que termina en la fecha del cambio y qué lo reemplaza. Manda un recordatorio corto unos días antes de la primera fecha de renta.
Cancelar AppFolio: qué revisar
La página de términos de AppFolio es una página de entrada que enlaza a términos separados para cada uno de sus servicios, y ella misma no indica los plazos de aviso ni las reglas de devolución de datos. Abre los términos del servicio al que te inscribiste, lee las secciones sobre plazo, terminación y datos del cliente, y revisa tu propio formulario de pedido por cualquier plazo mínimo o cargo. Hazlo antes de planear la fecha del cambio, porque la fecha en que termina un contrato puede decidirla.
Cómo lo maneja DoorKeeping
Tus exportaciones de AppFolio son la fuente del archivo de la relación de rentas que importas, así que ordena primero la hoja de cálculo: una fila por unidad, con la renta actual y las fechas del contrato.
En DoorKeeping agregas cada propiedad con la LLC que es su dueña, importas tu relación de rentas desde un archivo CSV o XLSX y confirmas las unidades, los inquilinos y los contratos que lee. Cada propiedad tiene sus propios libros, y los inquilinos siguen pagando a tu propio banco, por transferencia bancaria o Zelle donde tu banco lo permita, con un concepto como 12B SMITH y un monto exacto con sus propios centavos. El precio es de $2 por unidad al mes con todas las funciones incluidas, sin costo inicial y sin mínimo. La versión general de este plan está en la lista para cambiar de software.
Fuentes
- AppFolio, Owner Portal Help & FAQs (report export to Excel or CSV), consultada el 30 de octubre de 2026
- Pinata help, Download tenant directory from AppFolio (steps; page dated July 19, 2024), consultada el 30 de octubre de 2026
- AppFolio, Terms of Service landing page, consultada el 30 de octubre de 2026
- IRS, How long should I keep records?, consultada el 30 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿Puedo exportar mis datos de AppFolio antes de cancelar?
- Sí. Los reportes de AppFolio tienen un menú Actions que exporta a Excel o CSV. Exporta la relación de rentas, los libros de los inquilinos, el libro mayor y los datos de los proveedores, y descarga los documentos por separado.
- ¿El pago automático de mis inquilinos pasará al sistema nuevo?
- No de forma automática. Los arreglos de pago se configuran dentro de cada sistema, así que avisa a los inquilinos cómo pagarán después de la fecha del cambio y manda un recordatorio antes de la primera fecha de renta.
- ¿Cuánto tarda el cambio desde AppFolio?
- Para unas pocas docenas de unidades, calcula unos días de trabajo concentrado en una a dos semanas, empezando como un mes antes de un cambio a fin de mes.
- ¿Necesito importar años de transacciones viejas?
- No. Carga los contratos actuales y los saldos iniciales, y conserva el historial viejo en tus reportes exportados.