Cómo pasar de Excel o Google Sheets a un software de administración de propiedades
Limpia una sola hoja de relación de rentas con una fila por unidad, agrega el saldo inicial y el depósito de cada inquilino, e impórtala a fin de mes. Luego revisa las unidades, la renta, los depósitos y el saldo del banco contra tus hojas viejas antes de decirles algo a los inquilinos. Las hojas de cálculo son el sistema más fácil de dejar porque no hay un proveedor al que cancelar.
Paso 1: haz una sola hoja limpia de relación de rentas
La mayoría de los propietarios que trabajan con hojas de cálculo tienen varias: una para la renta, una para los gastos, una por cada año. Un software necesita una sola lista de unidades e inquilinos, así que empieza por ahí. Haz una hoja con una fila por unidad y estas columnas: propiedad, unidad, nombre del inquilino, correo, teléfono, renta mensual, inicio del contrato, fin del contrato, depósito retenido y saldo adeudado o pagado por adelantado a la fecha del cambio.
- Quita las filas en blanco, las filas de totales y las celdas combinadas.
- Pon las fechas en un solo formato (por ejemplo 2026-12-01).
- Escribe la renta como un número simple, sin signo de dólar ni texto.
- Incluye también las unidades vacantes, con el inquilino en blanco, para que el número de unidades coincida.
- Guarda una copia como CSV o XLSX; DoorKeeping lee los dos.
Paso 2: guarda los archivos que vas a necesitar después
En Excel, Guardar como te deja elegir CSV o un libro normal; en Google Sheets, Archivo, Descargar ofrece .xlsx y .csv. Descarga una copia de las hojas de cada año y guárdalas con tus estados de cuenta del banco. La página del IRS sobre cuánto tiempo conservar los registros dice que conserves los registros relacionados con una propiedad hasta que expire el periodo de prescripción del año en que dispones de la propiedad.
Paso 3: calcula los saldos iniciales
A partir de tu hoja de renta, calcula lo que cada inquilino debe o ha pagado por adelantado el último día del mes en que haces el cambio. Los depósitos no son ingreso: pertenecen al inquilino hasta que se los devuelves, así que anótalos aparte de la renta.
Ejemplo un conjunto inventado de 6 casas. La renta mensual total es de $7,200. Los depósitos retenidos suman $7,200. Un inquilino lleva $300 de atraso y otro pagó $100 por adelantado. La hoja muestra entonces $300 adeudados, $100 pagados por adelantado y $7,200 retenidos, y el saldo del banco en tus libros debe conciliar con tu estado de cuenta.
Tu estado de cuenta del banco es la prueba. Si los libros y el estado de cuenta difieren, encuentra las partidas abiertas (cheques que aún no se cobran, depósitos en tránsito) antes de hacer el cambio.
¿Cuánto tarda?
Para unas pocas unidades, una o dos tardes. Para unas pocas docenas de unidades con años de hojas, una semana. Lo lento es limpiar datos inconsistentes, no cargarlos. Haz la limpieza mientras las hojas todavía manejan tu negocio, y luego haz el cambio a fin de mes.
El cambio y qué decirles a los inquilinos
No hay proveedor, así que no hay pagos automáticos ni portales que deshacer, pero los inquilinos quizá están acostumbrados a una forma particular de pagarte, como un cheque, Zelle o una transferencia. Diles la fecha, exactamente cómo pagar desde entonces y que el contrato no cambia. Manda un recordatorio unos días antes de la primera fecha de renta, y concilia a mano los primeros pagos contra la hoja.
Deja las hojas viejas como solo lectura durante un par de meses. No sigas actualizándolas en paralelo: dos sistemas que dicen tener la razón es como empiezan las diferencias.
Cómo lo maneja DoorKeeping
Como partes de una hoja, la importación es el paso principal: agrega cada propiedad con su LLC, importa la relación de rentas ya limpia y luego confirma las unidades, los inquilinos y los contratos que lee.
En DoorKeeping agregas cada propiedad con la LLC que es su dueña, importas tu relación de rentas desde un archivo CSV o XLSX y confirmas las unidades, los inquilinos y los contratos que lee. Cada propiedad tiene sus propios libros, y los inquilinos siguen pagando a tu propio banco, por transferencia bancaria o Zelle donde tu banco lo permita, con un concepto como 12B SMITH y un monto exacto con sus propios centavos. El precio es de $2 por unidad al mes con todas las funciones incluidas, sin costo inicial y sin mínimo. La versión general de este plan está en la lista para cambiar de software.
Fuentes
- IRS, How long should I keep records?, consultada el 30 de octubre de 2026
Preguntas
- ¿Puedo importar un archivo de Excel o Google Sheets a DoorKeeping?
- Sí. Guarda tu relación de rentas como CSV o XLSX, impórtala y confirma las unidades, los inquilinos y los contratos que lee.
- ¿Qué columnas debe tener mi hoja de relación de rentas?
- Propiedad, unidad, nombre del inquilino, correo, teléfono, renta mensual, fechas de inicio y fin del contrato, depósito retenido y saldo a la fecha del cambio.
- ¿Necesito capturar años de pagos de renta viejos?
- No. Carga los contratos actuales y los saldos iniciales, y conserva las hojas viejas como archivos para tus registros.